Outlook 企業信箱 POP3 / SMTP 圖文設定教學

一、這篇教學適合誰？

如果你已經擁有企業信箱，例如 info@yourdomain.com、service@yourdomain.com，並且想在 Outlook 裡收發信，就可以依照這份教學設定。

開始前請先準備

• 完整企業信箱，例如 info@yourdomain.com
• 企業信箱密碼
• POP3 收信伺服器
• SMTP 寄信伺服器
• POP3 與 SMTP 的 Port 連接埠
• Outlook 郵件軟體

二、POP3 / SMTP 是什麼？

在 Outlook 設定企業信箱時，最重要的是分清楚「收信」與「寄信」使用不同的服務。

三、常見 POP3 / SMTP 設定資料

以下為常見設定格式，實際資料請以你的信箱服務商提供的資訊為準。

POP3 收信設定

SMTP 寄信設定

四、在 Outlook 新增企業信箱

開啟 Outlook 後，請依照以下步驟新增信箱帳戶。

圖 1：Outlook 新增帳戶並選擇手動設定

五、選擇 POP 帳戶類型

在 Outlook 詢問帳戶類型時，請選擇 POP。

圖 2：帳戶類型選擇 POP

六、填入 Outlook POP3 / SMTP 設定

請在 Outlook 的 POP 帳戶設定畫面，填入你的企業信箱伺服器資訊。

圖 3：Outlook 填入 POP3 與 SMTP 伺服器資訊

七、輸入企業信箱密碼

Outlook 會要求輸入信箱密碼，請輸入你的企業信箱密碼。

圖 4：輸入企業信箱密碼

八、設定 SMTP 驗證

如果 Outlook 無法寄信，通常是因為 SMTP 驗證沒有開啟。請確認寄信伺服器需要驗證，並使用與收信伺服器相同的帳號密碼。

圖 5：確認 SMTP 寄信伺服器已開啟驗證

九、POP3 重要設定：保留伺服器郵件副本

使用 POP3 時，信件可能會被下載到 Outlook 後從伺服器刪除。因此建議開啟「在伺服器保留郵件副本」。

圖 6：建議勾選在伺服器保留郵件副本

十、測試收信與寄信

設定完成後，建議馬上做一次測試：

1. 從 Outlook 寄一封測試信到自己的 Gmail 或其他信箱
2. 確認對方信箱是否有收到
3. 再從其他信箱回信到企業信箱
4. 確認 Outlook 是否可以收到信

十一、常見問題排除

問題 1：Outlook 一直要求輸入密碼

請檢查：

• 密碼是否輸入錯誤
• 使用者名稱是否填完整 Email
• POP3 或 SMTP 伺服器是否填錯
• SSL / TLS 設定是否正確
• 信箱服務商是否要求使用應用程式密碼

問題 2：可以收信，但不能寄信

通常是 SMTP 設定錯誤。請確認：

• SMTP 伺服器是否正確
• SMTP Port 是否使用 465 或 587
• SMTP 驗證是否開啟
• 帳號是否填完整 Email
• 加密方式是否與 Port 相符

問題 3：可以寄信，但收不到信

請檢查：

• POP3 伺服器是否正確
• POP3 Port 是否為 995
• 信箱容量是否已滿
• 郵件是否進入垃圾信資料夾
• 網域 MX 記錄是否設定正確

問題 4：Webmail 或其他裝置上的信不見了

這通常是 POP3 沒有設定保留副本。請到 Outlook 的 POP3 進階設定中，勾選：

在伺服器保留郵件副本

十二、最後確認清單

• 已取得完整企業信箱與密碼
• 已取得 POP3 / SMTP 設定資訊
• Outlook 帳戶類型選擇 POP
• POP3 Port 使用 995
• SMTP Port 使用 465 或 587
• 加密方式使用 SSL / TLS 或 STARTTLS
• SMTP 驗證已開啟
• 使用者名稱填完整 Email
• 建議勾選在伺服器保留郵件副本
• 已完成收信與寄信測試

十三、Outlook POP3 / SMTP 設定懶人包